Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Institut für Physikalische Chemie der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum 01.11.2024 die Stelle als

Koordinator:in

zunächst befristet bis zum 31.10.2029 zu besetzen. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 20 Wochenstunden, welche im Rahmen einer weiteren Finanzierung am Institut für Physikalische Chemie bei entsprechender Eignung und entsprechendem Interesse auf eine Vollzeitstelle erhöht werden kann.
Schwerpunkt der Forschungsaktivitäten am Institut für Physikalische Chemie sind verschiedene Prozesse der Licht-Materie-Wechselwirkung mit vielfältigen kollaborativen Projekten. Kürzlich wurde das Graduiertenkolleg (GRK) „PhInt – Photopolarisierbare Grenzflächen und Membrane“ von der Deutschen Forschungsgemeinschaft bewilligt. Hierin sollen verschiedenste lichtinduzierte Funktionsänderungen in einem interdisziplinären Ansatz von Forschenden der Physik, Chemie und Materialwissenschaften und Biologie theoretisch und experimentell erforscht werden.
Als Teil des Koordinationsteams sorgen Sie für reibungslose Abläufe in der Administration und Organisation und tragen mit Ihrer Unterstützung maßgeblich zum Erfolg der Projekte bei.

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen die administrative Organisation des Geschäftsbereichs. Dies beinhaltet Aufgaben der Projektorganisation und Kommunikation wie organisatorische Vorbereitung und Koordination von Projekttreffen und Workshops, sowie Erstellung und Pflege elektronischer und gedruckter Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit.
• Sie unterstützen die Projektleitungen in organisatorischen Angelegenheiten und übernehmen Aufgaben des Finanzcontrollings. Hierzu zählen die Bewirtschaftung der Projektgelder und die permanente Überwachung des Mittelbestandes.
• Im Bereich des Finanzcontrollings zählt Kostenkalkulation der anfallenden Personal- und Sachmittel, Finanzberichterstattung gegenüber der Projektleitung, Vorbereitung von Zwischen- und Endabrechnungen, Mittelabrufe und Abstimmung mit dem Dezernat für Finanzen zu Ihren Aufgaben
• Zusammen mit dem Koordinationsteam betreuen Sie administrativ die in- und ausländischen Forschenden und Gäste des Graduiertenkollegs.
• Sie übernehmen selbstständig die Verwaltung des anfallenden Postverkehrs sowie die Verwaltung der Räumlichkeiten und Schließsysteme.
• Organisation von Veranstaltungen und Kommunikationsforen innerhalb und außerhalb des GRK

Ihr Profil:

• abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in einem der Fächer des GRKs (Physik, Chemie, Materialwissenschaften)
• sichere Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise bringen Sie mit.
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Teamfähigkeit zählen ebenfalls zu Ihren Stärken.
• Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung zeichnen Sie aus.
• Sie haben gute bis sehr gute Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens.
• Sicherheit und Kommunikationsstärke im Umgang mit in- und ausländischen Gästen konnten Sie bereits unter Beweis stellen.
• Gute Kenntnisse universitätsinterner Verwaltungsstrukturen und -prozesse sind von Vorteil.




Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen?  Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 12 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Selbstständiges Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens mit Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm – Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zweier arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.