Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Im Dezernat 4 – Bau und Liegenschaften der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Das Dezernat 4 – Bau und Liegenschaften umfasst die Abteilungen Zentrale Aufgaben, Baumanagement I und II, Technik sowie Liegenschaften/Service mit rund 160 Mitarbeitenden. Wir führen Bauprojekte durch und erbringen in den rund 130 von der Universität genutzten Immobilien Dienstleistungen in allen Bereichen des Facility Managements.

Ihre Aufgaben:

• Sie verantworten die zentrale Büroorganisation des Sekretariats (allg. Auskunftserteilung, Büromanagement, Ablageorganisation,) und übernehmen Assistenztätigkeiten für die Dezernatsleitung.
• Sie sind für Terminplanung und -koordinierung sowie für die Koordination des zentralen Postaufkommens zuständig.
• Sie übernehmen Aufgaben im Rahmen von Personalangelegenheiten (u. a. Bearbeitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen) und. bearbeiten in Abstimmung mit der Dezernatsleitung eigenständig verschiedene Themen/Projekte.
• Sie überwachen ausgewählte Finanzmittel und verwalten Sachmittel (u.a. Bestellung Büromaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle über SAP).
• Sie stellen die Einhaltung ausgewählter Prozesse (u.a. On-/Offboarding, Dienstreisen) sicher und beraten hierbei die Mitarbeitenden.
• Sie organisieren Besprechungen einschließlich Vor- und Nachbereitung.
• Sie pflegen ausgewählte Bereiche der Dezernatshomepage.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise im kaufmännischen sowie verwaltungstechnischen Bereich oder haben gleichwertige Fähigkeiten und Erfahren.
• Eine gute Zusammenarbeit im Team ist für Sie sehr wichtig. Sie verfügen demnach über eine hohe soziale Kompetenz.
• Sie haben ein ausgeprägtes organisatorisches Talent und eine gute Kommunikationsfähigkeit.
• Sie haben sehr gute Kenntnisse bei den Office Anwendungen Word und Outlook. Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse im SAP. Die Einarbeitung in neue IT-Anwendungen gelingt Ihnen gut.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und verlässlich.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Sie haben die Chance, die weitere Entwicklung im Dezernat 4 mitzugestalten.
• Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten. Das Arbeiten im Homeoffice ist teilweise möglich.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet und es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 18.10.2024 über unser Onlineformular.