Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

In der Stabsstelle Digitale Universität ist ab sofort eine Stelle als

Projektleitung für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

in Vollzeit (100% / 40 Stunden) befristet für 3,5 Jahre zu besetzen.

Die Stabsstelle Digitale Universität koordiniert den strategischen Prozess der digitalen Transformation in Forschung, Lehre und Verwaltung an der Friedrich-Schiller-Universität Jena. In Ihrer Funktion als Projektleitung für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) werden Sie eines der zentralen Digitalisierungsvorhaben umsetzen. Dabei arbeiten Sie eng mit den Projektleitungen für die Einführung eines ERP- und eines Campus-Management-Systems zusammen.

Ihre Aufgaben:

• Projektmanagement für die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems an der Universität Jena
• Planung, Steuerung, Überwachung und Reporting der Teilprojekte zur Digitalisierung von Akten und Prozessen, darunter die Einführung einer elektronischen Studierendenakte und eines elektronischen Rechnungseingangs
• Durchführung der Anforderungserhebung und Erstellung einer fachlichen Konzeption zur Erreichung der Projektziele
• Implementierung eines Projekt-Risikomanagements, Projektcontrollings sowie eines Qualitätsmanagementsystems
• Koordinierung von Dienstleistern und Projektmitarbeitern
• Abstimmung mit den parallelen Einführungsprojekten für ein ERP-System und ein Campus-Management-System
• Unterstützung beim Design von Geschäftsprozessen mit EPK oder BPMN
• Kontinuierliche Abstimmung und Zusammenarbeit mit der DMS-Applikationsbetreuung des Universitätsrechenzentrums
• Regelmäßige Berichte an die Stabsstelle Digitale Universität

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium der Wirtschaftsinformatik oder eines vergleichbaren IT-nahen Studienganges
• Erfahrung in Einführungsprojekten für elektronische Dokumentenmanagement- bzw. ECM Systeme
• Erfahrung im Projektmanagement mit klassischen und agilen Methoden, insb. Scrum, Kanban
• Idealerweise Erfahrung mit den Werkzeugen Jira und Confluence
• Ausgeprägte Kenntnisse von Prozessmodellierungssprachen wie BPMN, EPK
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Fachdomänen
• Strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Innovationsfreude und Kommunikationskompetenz
• Ausgeprägte Kooperations- und Konfliktlösungskompetenz sowie Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe E13 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Die Leitung eines bedeutenden Projekts der Verwaltungsdigitalisierung mit hoher Eigenverantwortung und großem Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung, gerne per E-Mail (eine PDF-Datei), unter Angabe der Registrier-Nummer 053/2023 bis zum 02.03.2023, verlängert bis 02.04.2023 an: