Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

An der Fakultät für Biowissenschaften am Institut für Ökologie und Evolution mit Herbarium Haussknecht und Botanischem Garten ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (40 Stunden / 100%) befristet bis zum 31.12.2024 zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Überwachung von Haushalts- und Drittmittelkonten, Bearbeitung von Rechnungen, Veranlassen von Umbuchungen, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle)
• Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeiten von Einstell- und Weiterbe-schäftigungsanträgen, Entgegennahme, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Führen und Kontrolle der Urlaubskartei)
• Koordination und administrative Unterstützung von Mitgliedern der Arbeitsgruppen in deutscher und englischer Sprache sowie Empfang von (inter-)nationalen Gästen
• Unterstützung bei der Koordination der Lehre und Studierendenangelegenheiten (u. a. Raum-buchungen, Notenverbuchung, Beantworten von Studierendenanfragen)
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsgruppe (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablageorganisation- und Archivierung, Büroorganisation)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Berufserfahrung in einer Assistenten- bzw. Sekretariatsfunktion oder vergleichbar
• Sehr gute Deutsch- und grundlegende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten und der Projektverwaltung von Vorteil
• Gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme
• Hohe Organisation-, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie soziale Kompetenz
• Selbstständige, proaktive, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Eigenverantwortliches Arbeiten in abwechslungsreichen und spannenden Tätigkeitsfeldern bei einem der größten Arbeitsgeber Thüringens
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.

Die Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung. Bei Eignung und Bedarf ist eine Weiterbeschäftigung möglich.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden). Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 15.12.2023 über unser Onlineformular