Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Im Personalrat der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum 01.03.2025 eine Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Der Personalrat nimmt die Anliegen und Interessen der Beschäftigten auf kollektiver Ebene gegenüber der Dienststellenleitung wahr. Er ist Repräsentant der Gesamtheit aller Universitätsbeschäftigter (außer UKJ).

Ihre Aufgaben:

• Front Office des Personalrates (Erstkontakt für Personen, die sich an den Personalrat wenden)
• verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsbereiche (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablage, Büroorganisation, Terminplanung)
• Unterstützung der Vorstandsarbeit
• Finanz- und Sachmittelverwaltung
• Planung und Abrechnung von Dienst- und Weiterbildungsreisen
• Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Beratungen, Veranstaltungen (Raum- und Terminorganisation, Erstellen u. Versenden von Einladungen, Zusammenstellen der Unterlagen)
• Protokollführung während der wöchentlichen Sitzungen
• Mitwirkung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Homepagebetreuung, Newsletter, Info-Material, Präsentationen)
• Unterstützung der Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie des Assistentenrates
• Mitwirkung und Unterstützung bei den Wahlen zur Jugend- und Auszubildendenvertretung und zur Personalvertretung

Ihr Profil:

• abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (bspw. als Fachangestellte:r für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• hohe Einsatzbereitschaft und Lernfähigkeit in einem sich wandelnden Aufgabengebiet
• grundlegende Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten
• Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• sehr gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office Programme (Word, Excel, PowerPoint)
• praktische Kenntnisse des universitären ERP-Systems (SAP) und des universitären Bewerbungsportal BITE
• Kenntnisse in der Gestaltung/Pflege von Webseiten
• sehr gute Kenntnisse der Strukturen der Universität
• Kommunikations- und uneingeschränkte Teamfähigkeit
• freundliches und professionelles Auftreten
• Engagement, Flexibilität und Freude am Mitdenken
• Zuverlässigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm und individuelle Entwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).

Die Ausschreibung richtet sich ausschließlich an Beschäftigte der Kernuniversität der Friedrich-Schiller-Universität Jena.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 10.01.2025 über unser Onlineformular.