Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Institut für Physikalische Chemie der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.03.2026 zu besetzen.
Das Institut für Physikalische Chemie ist ein Spektroskopie-orientiertes Forschungsinstitut mit dem Fokus auf der Entwicklung, Anwendung und theoretischen Beschreibung innovativer Analyseverfahren, in dessen Verwaltungsbereich Sie eingebunden werden und für ein internationales Team aus Forscher:innen und Dozent:innen zuständig sind.

Ihre Aufgaben:

• Sie entlasten die Institutsleitung und die Projektleiter von Organisationsaufgaben und Aufgaben des Projektcontrollings (u. a. Finanz- und Sachmittelverwaltung wie Bewirtschaftung von Drittmittel- und Haushaltskonten, Überwachung der Mittelbestände, Auslösen von Bestellungen, Bearbeitung von Rechnungen, Reklamationen)
• Sie unterstützen bei der internen und externen Projektdokumentation (u. a. Koordination von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen)
• Die Koordination von Personalangelegenheiten gehört zu Ihren Arbeitsaufgaben (u. a. Bearbeitung von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Unterstützung von internationalen Mitarbeitern bei der Klärung von Einreisemodalitäten)
• Empfang von (inter-)nationalen Forschenden und Gästen auch in englischer Sprache
• Sie steuern und stimmen interne und externe Kommunikation ab
• Teilweise selbstständige Schreibarbeiten und Korrespondenzen
• Verwaltungstechnische Organisation des Arbeitsbereiches

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• Souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme (insbesondere Excel)
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im nationalen und internationalen Bestellwesen gemäß den gültigen Vergaberichtlinien sind wünschenswert, können aber auch im Rahmen der Tätigkeit erlernt werden
• Hohe Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, sowie soziale Kompetenz
• Selbstständige, proaktive, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens mit abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldern
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12

Die Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung.
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.