Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Im Dezernat 2 – Finanzen und Beschaffung der Friedrich-Schiller-Universität ist zum 01.02.2024 Termin eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in
Büro- und Projektorganisation

in Teilzeit (30 Wochenstunden) mit der Option auf Vollzeit (40 Wochenstunden) ab dem 01.07.2024 unbefristet zu besetzen.

Das Dezernat 2 - Finanzen und Beschaffung ist für die Verwaltung aller der Friedrich-Schiller-Universität Jena zur Verfügung stehenden Haushalts- und Drittmittel, den zentralen Einkauf, das Rechnungswesen und die Finanzberichterstattung für alle wissenschaftlichen und verwaltenden Einrichtungen der Universität Jena zuständig.

Ihre Aufgaben:

• Bearbeitung der allgemeinen Büroorganisation (Bearbeitung der eingehenden allgemeinen Post, Telefonkontakt für allgemeine Anfragen)
• Erledigung der administrativen Aufgaben für das gesamte Dezernat (z. B. Verwaltung des Büromaterials, Schlüssel- und Schließkartenorganisation, Terminvereinbarung und Terminkontrolle, Management der An- und Abwesenheitszeiten, Management von Dienstreisen)
• Führung von Protokollen und Dokumentationen im Confluence
• Betreuung und Anlernen von Auszubildenden
• Unterstützung und selbständige Übernahme von Teilaufgaben bei der dezernatsinternen Projektarbeit
• Pflege des Internetauftritts sowie der Confluence-Seiten des Dezernats, Betreuung der institutionellen E-Mail-Adresse sowie des Ticket-Systems

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrungen in der Büro- und Projektorganisation
• Sicherer Umgang in MS-Office (Excel, Word) sowie anwendungsbereite Kenntnisse von Atlassian-Produkten (Confluence, Jira) sowie von Content Management Systemen.
• Selbständige, gründliche und umsichtige Arbeitsweise
• Sicheres Auftreten und Kommunikations- und Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder(TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung (Einschlägige und nachweisbare Berufserfahrung kann im Rahmen der Stufenzuordnung angemessen berücksichtigt werden.)
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität, einschließlich eines abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldes mit Gestaltungsspielraum bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Die Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 17.12.2023 über unser Onlineformular.