Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Institut für Deutsch als Fremd- und Zweitsprache und Interkulturelle Studien ist am Lehrbereich Interkulturelle Wirtschaftskommunikation zum 01.04.2025 eine Stelle als

Teamassistenz

in Teilzeit (75% / 30 Wochenstunden) unbefristet besetzen.

Als Mitglied unseres Teams unterstützen Sie unseren Lehrbereich und leisten damit einen wertvollen Beitrag zum Erfolg unserer Aktivitäten in Forschung und Lehre. Der Bereich Interkulturelle Wirtschaftskommunikation betreut mit drei Professuren und einem leistungsstarken Mittelbau interkulturelle Studiengänge im Bachelor- und Masterbereich sowie verschiedene Forschungsprojekte. Internationale Offenheit ist ein Kernelement unserer Arbeit.

Ihre Aufgaben:

• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Buchungsmanagement im SAP-System, Führung von Haushalts- und Drittmittelkonten, Bearbeitung von Rechnungen, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro und Verbrauchsmaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle)
• Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeiten von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Entgegennahme, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Zusammenstellen der Stundenabrechnung der Assistenten und Verwaltung der Arbeitszeitlisten)
• Unterstützung bei der Koordination der Lehre und Studierendenangelegenheiten (u. a. Raumbuchungen, Notenverbuchung, Beantworten von Studierendenanfragen)
• Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung der Homepage und unserer Social-Media-Aktivitäten
• Verwaltungstechnische Organisation des Teams (u.a. allgemeine Auskunftserteilung, Ablageorganisation- und Archivierung, Büroorganisation, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro-/ Verbrauchsmaterial, Vorbereitung von dezentralen Beschaffungen (Gerätetechnik, DV-Technik und -zubehör, Möbel usw.), Inventarverwaltung)
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Workshops, Tagungen, Gastvorträgen u.a. Veranstaltungen (z.B. Raum- und Terminorganisation, Reiseorganisation, Gästebetreuung)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich (bspw. als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Büromanagement) bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- bzw. Sekretariatsfunktion wünschenswert
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Grundlegende Englischkenntnisse
• Erfahrungen in der Benutzung einschlägiger Office-Programme, Bereitschaft zur Einarbeitung in die Verwaltungsprogramme der Universität Jena (z.B. SAP, Friedolin)
• Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• Organisationsgeschick

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Mitarbeit in einem engagierten und aufgeschlossenen Team
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Homeoffice)
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsport- und Weiterbildungsangebot
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 15.12.2024 über unser Onlineformular.