Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

An der Theologischen Fakultät ist zum 01.11.2024 eine Stelle als

Teamassistenz

in Teilzeit (66% / 26,4 Wochenstunden, TV-L 6) unbefristet zu besetzen.

Die Tätigkeit umfasst die administrative Organisation in den Bereichen Systematische Theologie (33%) und Neues Testament (33%).

Ihre Aufgaben:

• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Führung der Drittmittelkonten einschließlich des Jena Center for Reconciliation Studies, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle)
• Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen)
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Workshops und Tagungen (z.B. Hotelbuchungen, Reiseorganisation für Gäste, Verpflegung, Gästebetreuung)
• Vorbereitung von Werk- und Honorarverträgen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Erledigung von Schreibarbeiten und Ablageorganisation
• Pflege und Aktualisierung der Homepages der zwei Bereiche
• Öffentlichkeitsarbeit, Marketing (z.B. Plakaterstellung)

Ihr Profil:

• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie Teamfähigkeit und Loyalität
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte:r bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Vertiefte Kenntnisse in Bürokommunikation und -organisation, Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, Grundkenntnisse Buchhaltung
• Kenntnisse in den Bereichen Drittmittel- und Reisekostenverwaltung bzw. Bereitschaft, sich einzuarbeiten
• Kenntnisse universitärer Strukturen und Abläufe bzw. die Bereitschaft, sich einzuarbeiten

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6
• Mitarbeit in einem aufgeschlossenen Team
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Homeoffice im Umfang von 20%)
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (26,4 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 10.07.2024 über unser Onlineformular.