Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Internationalen Büro ist zum 01.07.2025 eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in
(Anlaufstelle für internationale Studierende im Forschungspraktikum)

in Teilzeit (50 %, 20 Wochenstunden) befristet bis 30.06.2030 zu besetzen.

Das Internationale Büro ist eine zentrale Serviceeinheit, die sich mit allen Fragen der Internationalisierung befasst und eine verbindende Funktion zwischen Hochschulleitung, Fachbereichen und anderen Abteilungen einnimmt. Als Mitarbeiter:in im Internationalen Büro unterstützen Sie den Arbeitsbereich Internationale Studierende bei Betreuung und Verwaltung internationaler Forschungspraktikant:innen.

Ihre Aufgaben:

• Zentrale Koordination von Anfragen zu Forschungspraktika
• Beratungsstelle für internationale Bewerber:innen und Partnerhochschulen sowie Fachbereiche der Universität Jena
• Erfassung und Veröffentlichung der verfügbaren Praktikumsplätze bzw. Vermittlung von Praktikant:innen in Fachbereiche
• Bereitstellung und regelmäßige Aktualisierung von wichtigen Informationen für Praktikant:innen auf der Praktikumswebseite der Universität und in Druckerzeugnissen
• Verwaltung von Bewerbungen/Nominierungen, Erstellung aller relevanter Unterlagen (z.B. Zulassung, Traineeship Agreement, Praktikumsbericht, Praktikumsbescheinigung)
• Aufbau und Durchführung eines Qualitätsmanagements und Monitorings sowie jährliche Evaluierung des Serviceangebots und der durchgeführten Praktika

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-/ Fach-/-Hochschulstudium oder kaufmännische/ verwaltungsbezogene Ausbildung mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen aufgrund von Berufserfahrung
• Erfahrung in Beratungstätigkeit
• Fließende Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Profunde DV-Kenntnisse (MS-Office-Paket, Datenbanksysteme, Online-Anwendungen)
• Eigenverantwortliches und selbständiges Arbeiten
• Hoher Grad an Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit in Hochphasen
• Kompetenter, serviceorientierter Umgang mit Studierenden und Mitarbeitenden sowie Partnern innerhalb und außerhalb der Universität
• Eigene Auslands- und Praktikumserfahrung von Vorteil
• Wünschenswert sind Kenntnisse rechtlicher Grundlagen (Ausländerrecht)

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen?  Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 9b inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder und eigenverantwortliches Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 06.06.2025 über unser Onlineformular.