Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzenforschung bündelt sie in den Profillinien Light – Life – Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversitären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit über 17.000 Studierenden und mehr als 10.000 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Im Präsidium der Friedrich-Schiller-Universität Jena ist zum nächstmöglichen Termin eine Stelle als

Teamassistenz

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Im Team der Vizepräsidentin für Universitätskultur und Engagement und des Vizepräsidenten für Forschung und Innovation haben Sie die Chance, an der Weiterentwicklung der größten Universität Thüringens mitzuwirken!

In enger Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg:innen aus der Universitätsleitung, den Fakultäten und Dezernaten sowie Partner:innen aus Politik, Kultur und Wirtschaft gestalten Sie die Zukunft der Spitzenforschung und Universitätskultur aktiv mit. Sie tragen dazu bei, die Forschungsaktivitäten der Universität weiter auszubauen und die vielfältigen Netzwerke für Innovation und Engagement zu stärken.

Ihre Aufgaben:

Werden Sie ein unverzichtbares Mitglied unseres Teams und übernehmen Sie abwechslungsreiche Aufgaben:

• Terminmanagement: Halten Sie den Überblick und koordinieren Sie reibungslos alle Termine.
• Organisation von Besprechungen und Events**: Ob Einladungen, Videokonferenzen oder Teilnehmermanagement – Sie sind die Schaltzentrale der Organisation.
• Gremienunterstützung: Begleiten Sie die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und halten Sie die Kommunikation auf Kurs.
• Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: Von der Büroorganisation bis zur Reiseplanung und -abrechnung: Sie sorgen dafür, dass alles rund läuft.
• Finanzverwaltung im SAP: Behalten Sie die Übersicht über Haushalts- und Drittmittel und sorgen Sie für die nötige Materialbeschaffung.
• Personalangelegenheiten: Von Krankmeldungen bis zur Urlaubskartei – Sie unterstützen uns in allen personalrelevanten Themen.
• Dokumentenmanagement und digitale Ablage: Sorgen Sie für eine gut organisierte Aktenstruktur – sowohl digital als auch physisch – und gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss.
• Betreuung der Webseite und Unterstützung bei Präsentationen: Pflegen Sie Inhalte auf der Webseite und unterstützen Sie bei der Erstellung und Gestaltung von Präsentationen für interne und externe Veranstaltungen.

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich, z. B. als Fachkraft für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und grundlegende Englischkenntnisse
• Erfahrungen in der Finanzmittelverwaltung, idealerweise SAP-Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Videokonferenztools
• Hohe Serviceorientierung, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Unser Angebot:

• Tarifgebundene Vergütung: Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), Entgeltgruppe 6 entsprechend den persönlichen Voraussetzungen inkl. Jahressonderzahlung. Entwicklungsmöglichkeit für höhere Entgeltgruppen bei Übernahme entsprechender Tätigkeiten.
• Abwechslungsreiche Aufgaben: Erleben Sie täglich neue Herausforderungen und spannende Projekte.
• Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung: Bringen Sie Ihre Ideen ein und gestalten Sie Ihre Arbeit mit.
• Attraktiver Arbeitsort: Arbeiten Sie in der Lichtstadt Jena mit exzellentem Freizeit- und Erholungswert.
• Umfangreiche Sozialleistungen: Vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge und vieles mehr.

Vielfalt und Chancengleichheit sind uns wichtig! Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 10.01.2025 über unser
Onlineformular.

Für Rückfragen können Sie sich gerne per E-Mail an joerg.neumann@uni-jena.de wenden.