Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Am Institut für Physikalische Chemie der Chemisch-Geowissenschaftlichen Fakultät ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.03.2026 zu besetzen.

Das Institut für Physikalische Chemie ist ein Spektroskopie-orientiertes Forschungsinstitut mit dem Fokus auf der Entwicklung, Anwendung und theoretischen Beschreibung innovativer Analyseverfahren, in dessen Verwaltungsbereich Sie eingebunden werden und für ein internationales Team aus Forscher:innen und Dozent:innen zuständig sind.

Ihre Aufgaben:

• Sie entlasten die Institutsleitung und die Projektleiter:innen von Organisationsaufgaben und Aufgaben des Projektcontrollings (u. a. Finanz- und Sachmittelverwaltung wie Bewirtschaftung von Drittmittel- und Haushaltskonten, Überwachung der Mittelbestände, Auslösen von Bestellungen, Bearbeitung von Rechnungen, Reklamationen)
• Sie unterstützen bei der internen und externen Projektdokumentation (u. a. Koordination von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen)
• Die Koordination von Personalangelegenheiten gehört zu Ihren Arbeitsaufgaben (u. a. Bearbeitung von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Unterstützung von internationalen Mitarbeitern bei der Klärung von Einreisemodalitäten)
• Empfang von (inter-)nationalen Forschenden und Gästen auch in englischer Sprache
• Sie steuern und stimmen interne und externe Kommunikation ab
• Teilweise selbstständige Schreibarbeiten und Korrespondenzen
• Verwaltungstechnische Organisation des Arbeitsbereiches

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, sowie soziale Kompetenz
• Selbstständige, proaktive, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
• Souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme (insbesondere Excel)
• Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im nationalen und internationalen Bestellwesen gemäß den gültigen Vergaberichtlinien sind wünschenswert, können aber auch im Rahmen der Tätigkeit erlernt werden

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung (falls zutreffend!)
• eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens mit abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldern
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Die Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 18.06.2025 über unser Onlineformular.